As organizações da sociedade civil que querem desenvolver boas estratégias para captar mais recursos sabem que criar um relatório de atividades, seja ele anual, semestral ou bianual, é muito importante.
Afinal, é através desse documento que você consegue mostrar o impacto da sua ONG, avaliar os seus projetos que foram realizados naquele período e prestar contas para diversos públicos interessados.
Para além de uma ferramenta para fins de contabilidade, o relatório é uma ótima ferramenta de transparência e de comunicação com o público, além de servir para que a própria organização mapeie as suas ações e trace estratégias para o futuro.
Já deu para perceber que o relatório de atividades é importantíssimo, né? Continue lendo este artigo para entender mais sobre este documento e confira algumas dicas para produzi-lo!
Para que serve o relatório de atividades?
Um erro muito comum cometido na hora de elaborar o relatório é coletar dados sem ter uma noção clara do objetivo por trás daquele documento. Algumas pessoas entendem que ele deve conter todas as informações possíveis sobre aquela ONG, mas não é bem assim!
Antes de produzir o seu relatório, é importante ter em mente o propósito deste documento, ou seja: para quem ele está sendo criado e por que?
Alguns objetivos podem ser:
- Dar visibilidade às empresas parceiras
- Analisar o uso dos recursos utilizados
- Gerar credibilidade com diferentes públicos
- Promover a transparência
- Divulgar a organização e o trabalho realizado
A escolha do objetivo depende das necessidades da sua ONG e do público que ela quer atingir com este documento. O importante é defini-lo antes de começar a elaborar o relatório, para que assim você possa se guiar.
Lembre-se: além de organizar os dados sobre a sua organização, a criação e divulgação do relatório também são oportunidades de fortalecer a comunicação entre a sua ONG e outros públicos, sejam eles voluntários, doadores ou parceiros.
Dessa forma, você mostra o impacto social da sua organização e compartilha os resultados do seu trabalho!
Como elaborar um bom relatório de atividades?
Primeiramente, é importante pontuar que não existe uma “receita de bolo” para elaborar o seu relatório de atividades, afinal existem diversos formatos e estilos de roteiro para criar este documento.
O ideal é fazer uma apresentação do que foi feito pela ONG naquele ano: mostre um panorama geral dos projetos realizados, os destaques e os números de impacto. Também apresente um pouco da sua equipe, do local de atuação, os públicos impactados e as organizações que atuaram como parceiras.
Tudo isso deve contar uma história sobre a sua organização: o que ela fez? Quem trabalhou nesses projetos? Quais foram os resultados?
Além disso, nós reunimos aqui algumas dicas para facilitar essa missão:
Utilize imagens e gráficos para facilitar a leitura
Não deixe de inserir imagens e gráficos no seu relatório de atividades!
Esses itens são essenciais para garantir uma leitura dinâmica e fluida, afinal o documento contém muitas informações e números. Então, é importante tomar cuidado para que ele não fique denso demais e difícil de ser entendido.
O uso de gráficos é essencial para mostrar seus dados de uma forma didática e tornar a leitura mais rápida. Já as imagens são muito importantes na hora de mostrar a sua equipe e o público impactado pelo seu trabalho!
Inserindo esses elementos, você consegue criar um relatório muito mais dinâmico, bonito e agradável de ler.
Distribua o relatório para os públicos de interesse
Para que o relatório de atividades funcione como uma ferramenta de comunicação, é importante garantir que ele seja distribuído gratuitamente para todos e todas.
Lembre-se: você que deve entregar este documento para as pessoas, não são elas que precisam ir atrás dele. Afinal, é a própria ONG que quer mostrar o trabalho realizado e prestar contas para o seu público.
Uma boa ideia para divulgar o documento é transformá-lo em peças de comunicação como vídeos, infográficos, podcasts, posts no Instagram, enviar por e-mail… Existem inúmeras possibilidades para divulgar este material e garantir que as pessoas tenham acesso aos dados presentes nele.
Revise bem os dados e a ortografia
Antes de publicar o seu relatório, é extremamente importante revisar bem tanto a questão ortográfica e gramatical, quanto os dados apresentados.
Leia todo o relatório várias vezes e verifique todos os números, afinal você está prestando contas sobre a atuação da sua ONG, então não pode errar na hora de apresentar dados sensíveis.
E aí, que tal começar agora a fazer o relatório de atividades da sua ONG?
Conte conosco nessa jornada!
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