Toda organização social que visa seu crescimento sabe a importância de elaborar um relatório de atividades, porque além de ser uma ferramenta de accountability, é também uma possibilidade de rastrear e compilar informações que ficam registradas para o futuro.
Assim, o relatório de atividades não é só importante para o público externo – visando parcerias, captação de recursos e construção de autoridade – mas também para a própria OSC conseguir traçar um panorama de ações realizadas e do que está por vir.
Por isso, separamos quatro itens que não podem faltar no relatório de atividades da sua OSC, que vai te ajudar a não perder de vista o caminho, adaptando a trajetória ao perfil da organização. Ah, e quem dá as dicas é a Amanda Riesemberg, sócia cofundadora da BC e expert em marketing e comunicação para o Terceiro Setor!
1- Público
A organização, em seu relatório de atividades, precisa definir para quais públicos vai apresentar seus dados de impacto. Esse mapeamento é importante para que o relatório gere motivação e, efetivamente, se relacione com pessoas importantes para a sua OSC.
Alguns exemplos que podemos citar seria o quadro de pessoas conselheiras, pois elas fazem parte da organização; a comunidade do entorno, que muitas vezes é impactada pela OSC; a equipe interna, que está presente no dia a dia; as pessoas voluntários, por meio de depoimentos e fotos delas.
E também podemos incluir aqui pessoas doadoras, entre major donors – responsáveis pelas doações mais robustas -; mantenedores; micro doações pontuais e recorrentes – que costumam ser de pessoas físicas -; empresas patrocinadoras e beneficiários.
2- Objetivos
Um dos itens importantíssimos é ter claro, na hora de elaborar o relatório de atividades, quais são os objetivos deste documento.
Por exemplo, o intuito pode ser dar visibilidade às empresas parceiras ou analisar o uso dos recursos no ano; e, até mesmo, gerar credibilidade com os diferentes públicos.
Outro objetivo fundamental engloba promover a transparência. “As pessoas que compõem a OSC às vezes esperam que o público venha questionar como os recursos são destinados. Iniciar o processo de transparência é responsabilidade da organização”, defende Amanda.
Conhecer a organização e o trabalho realizado também pode ser outro objetivo.
3- Roteiro
É necessário pensar em como o material vai ser construído, qual será a sua estrutura. Um bom roteiro geralmente contém:
➡️ Carta da presidência – aqui é interessante ter uma foto boa do ou da presidente, para que essa pessoa se torne mais acessível e tenha um rosto, o rosto da organização
➡️ Apresentação
➡️ Sumário
➡️ Destaques do ano – principais realizações
➡️ Números de impacto – resumidamente, esses números mais importantes para sua organização devem estar em destaque para facilitar a leitura
➡️ Equipe – técnica, operacional, diretoria e conselho. É possível colocar uma foto das principais pessoas, por exemplo
➡️ Projetos ativos/finalizados – aqui você pode utilizar hiperlinks, caso o leitor queira saber mais sobre determinado assunto. Se for um relatório impresso, é possível utilizar um QR Code para a pessoa acessar pelo celular
➡️ Local de atuação
➡️ Públicos impactados
➡️ Parcerias
➡️ Prestação de contas – resumidamente
“É preciso pensar que o relatório social não pode ser um emaranhado de textos. Nele, precisamos ter imagens para ilustrar e pensar em recursos para que determinadas informações tenham destaque e facilitem a leitura”, complementa Amanda.
4- Canais de distribuição
Para garantir a leitura de um material tão importante como esse, é necessário criar estratégias de comunicação que permitam que os diferentes públicos realmente sejam impactados. “O relatório pode se desdobrar para diferentes peças de comunicação. Precisamos pensar em possibilidades para que esses dados sejam lidos e acessados”, diz Amanda.
Algumas opções são:
📌 Destaques no Instagram
📌 Carrossel nas redes sociais
📌 Vídeos
📌 Infográfico
📌 Podcast
📌 Peças de whatsapp
📌 Banner no site
📌 Artigos no blog
O que evitar em um relatório de atividades?
- Coletar as informações somente no final do ano – o relatório deve ser lançado, no máximo, até o final do primeiro semestre do ano seguinte. Por isso, planejá-lo é imprescindível
- Definir os objetivos depois que o material estiver construído
- Esquecer as informações relevantes para cada público de interesse
- Não distribuir ativamente o relatório
- Trabalhar apenas com texto e esquecer o valor das imagens e gráficos
- Erros de português e de cálculo
- Pedir dados em formulário para a pessoa acessar o relatório – agora não é o momento de captar lead, o objetivo é facilitar o acesso
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